商談中にお客様へスムーズな資料共有と豊富なプレゼン機能をご利用できる機能です。
・事前準備
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資料を見せる機能とは |
商談画面内に営業資料や提案資料などを共有しながらお客様と商談を行うことができる機能です。本機能は、スタッフだけでなくお客様による操作も可能なため、双方向の円滑なコミュニケーションを実現します。
商談中の詳しい操作方法については、下記の記事をご参照ください。
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事前準備 |
資料を見せる機能で表示する資料は、事前にROOMS上に格納しておくと、商談中にスムーズに共有することができます。
資料の格納方法については、下記の記事をご参照ください。
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利用可能な機能一覧 |
①〜⑦はスタッフ・お客様ともに共通で操作可能な機能で、⑧〜⑬は資料を提示しているユーザのみ追加で操作可能な機能となります。
▼Case1：スタッフが資料提示者の場合の資料共有画面イメージ
▼Case2：お客様が資料提示者の場合の資料共有画面イメージ
| Case1 | Case2 | ||||
| 機能名 | スタッフ | お客様 | お客様 | スタッフ | |
| 見せる側 | 見せられる側 | 見せる側 | 見せられる側 | ||
| ①資料共有の開始※1 | ◯ | × | ◯ | × | |
| ②マウスポインター機能 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | |
| ③ページめくり機能 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | |
| ④公開共有メモ・社内メモの表示※3 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | |
| ⑤資料をダウンロード※1 | × | ◯ | × | ◯ | |
| ⑥資料への書き込み・ページ保存※4 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | |
| ⑦拡大・縮小 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | |
| ⑧目次の表示※2 | ◯ | × | × | × | |
| ⑨トークスクリプトの表示※2 | ◯ | × | × | × | |
| ⑩資料を渡す(資料DL許可)機能※1※2 | ◯ | × | ◯ | × | |
| ◯ | × | ◯ | × | ||
※1 お客様は［端末内の資料を使う］のみご利用できます。
※2［端末内の資料を使う］を利用する場合にはご利用いただけません。
※3 社内メモはスタッフのみ利用可能です。
※4ページ保存は資料ダウンロード許可が下りた場合にご利用できます。(資料提示者の場合は許可不要)
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双方向から操作できる機能 |
説明内の操作画面は、Case1のスタッフからお客様へ資料を見せる場合の画面イメージとなります。
スタッフ：資料提示者(見せる側)、お客様：見せられる側
①資料共有の開始：スタッフ・お客様
［資料を見せる］機能はお客様も利用することができます。ただし、表示できる資料はご使用中の端末内にある資料のみとなります。
資料の表示については、下記の記事をご参照ください。
②マウスポインター機能：スタッフ・お客様
マウスを動かすと、他の商談参加者画面にマウスポインターが表示され、資料内で注目してほしい部分を相手に示すことができます。最後にマウスを動かしたユーザのポインターが画面に表示されます。
③ ページめくり機能：スタッフ・お客様
資料共有画面下部にある左右の矢印マークからページをめくることが可能です。
④公開共有メモ・社内メモの表示：スタッフ（社内メモはスタッフのみ）・お客様
資料共有画面右下にある［公開共有メモ表示］と［社内メモ表示］アイコンをクリックすると、資料共有中にメモを取ることができます。社内メモはスタッフ側のみ表示されます。
公開共有メモ・社内メモの操作方法については、下記の記事をご参照ください。
⑤資料ダウンロード：スタッフ・お客様
資料提示者が許可した場合のみ、資料共有画面右下に［資料をダウンロード］アイコンが表示されます。資料はPDF形式でダウンロードが可能です。
資料ダウンロード許可の方法は、⑩資料を渡す（資料ダウンロード許可）をご参照ください。
⑥ 資料への書き込み・ページ保存：スタッフ・お客様
資料共有画面左下の［描画開始］アイコンをクリックすると、資料に書き込みをすることができます。
書き込み操作は双方同時に行うことができませんので、書き込み後必ず［描画停止］アイコンをクリックし、他のユーザが書き込める状態にしてください。
書き込みした資料や画面表示中の資料は［ページ保存］アイコンより、1ページずつPDF形式でダウンロードが可能です。ページ保存は資料提示者自身の場合は許可不要で、それ以外は資料提示者より資料ダウンロード許可が下りると、ページ保存が可能となります。
資料への書き込み・ページ保存の操作方法については、下記の記事をご参照ください。
【商談時の操作】共有中の資料に対しての書き込みをする（ホワイトボード機能）
⑦拡大・縮小：スタッフ・お客様
資料共有画面右下の［拡大・縮小］アイコンから、表示サイズを変更できます。本操作は自分自身の画面表示にのみ拡大・縮小が適用されます。
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資料提示者のみ操作可能な機能 |
説明内の操作画面は、Case1・2それぞれの資料提示者の画面イメージとなります。
スタッフ：資料提示者(見せる側)、お客様：資料提示者(見せる側)
⑧目次の表示：スタッフ ※［端末内の資料を使う］を使用した場合、利用できません。
資料提示者は、資料共有画面右下の［目次をひらく］アイコンをクリックすると、該当ページに遷移します。目次の表示は事前の設定が必要となります。
目次の設定方法については、下記の記事をご参照ください。
⑨トークスクリプトの表示：スタッフ ※［端末内の資料を使う］を使用した場合、利用できません。
資料提示者は、資料共有画面右下の［トークスクリプト表示］アイコンをクリックすると、事前に設定したトークスクリプト（カンニングペーパー）を表示させることが可能です。トークスクリプトは資料提示者以外の商談参加者には表示されない仕様となっております。
トークスクリプトの設定方法については、下記の記事をご参照ください。
⑩資料を渡す（資料ダウンロード許可）：スタッフ・お客様 ※スタッフが［端末内の資料を使う］を使用した場合、利用できません。
資料提示者が［資料を渡す］アイコンをクリックすると、他の商談参加者は資料のダウンロードが可能となります。
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資料のダウンロードを許可する(資料を渡す) |
下記の例では、スタッフからお客様へ資料のダウンロード許可方法について説明していますが、お客様からスタッフへ資料を渡す場合も同じ操作手順となります。
①資料提示者の資料共有画面右下にある［資料を渡す］アイコンをクリックします。
②資料提供者の資料共有画面内にメッセージが表示されるので、［はい］をクリックします。
③参加者の資料共有画面右下に［資料をダウンロード］アイコンが表示されるので、 クリックします。
④参加者の資料共有画面内にメッセージが表示されるので、［はい］をクリックすると、 資料がPDF形式でダウンロードされます。
⑤参加者が資料をダウンロードすると、資料提示者の資料共有画面内に、資料がダウンロードされた旨のメッセージが表示されますので、［はい］をクリックしてください。
▼表示例： ［ゲスト名］が［資料名］をDLしました
スタッフ側が［端末内の資料を使う］を使用する場合、資料の提示は可能ですが、お客様にファイルをダウンロードさせることはできませんので、ご注意ください。
なお、お客様側からスタッフへ資料を渡す場合は、端末内の資料でもスタッフ側でダウンロードすることが可能です。（お客様は端末内の資料のみ利用可能）
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資料のダウンロードを許可しない(資料を渡さない) |
下記の例では、スタッフからお客様へ資料のダウンロードを許可しない方法について説明していますが、お客様からスタッフへ資料を渡さない場合も同じ操作手順となります。
①資料提示者の資料共有画面右下にある［資料を渡さない］アイコンをクリックします。
②資料提供者の資料共有画面内にメッセージが表示されるので、［はい］をクリックします。
③参加者の資料共有画面内の［資料をダウンロード］アイコンが非表示となり、資料のダウンロードを行うことができなくなります。
⑪資料共有の終了：スタッフ・お客様
資料共有の終了は、 資料共有画面右下の［資料を閉じる］アイコンをクリックして、資料共有を終了してください。資料提示者のみ操作を行うことが可能です。