＜対象権限＞
商談で使用する資料を事前に格納することで、商談中の資料共有がスムーズにできます。
└ 資料登録項目
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資料を新規登録する |
１）ROOMSにログイン後、ホーム画面右上の［資料設定］を選択します。
２）資料設定画面が表示されるので、［新規作成］をクリックします。
３）ファイルのアップロード画面が表示されるので、登録するファイルを選択し、［変換］ボタンをクリックします。
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Excel(xlsx・xls) ／ Word(docx・doc) ／ PowerPoint(pptx・ppt)／ PDFファイル 1ファイルの容量は20MBまで 格納するファイルにはパスワードを設定しないでください。 ファイル変換後のデザインは、一部変わる場合があります。（フォントや画像等）
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４）アップロード完了後、資料登録画面が表示されるので、項目に沿って入力や選択を行います。
●資料登録項目
| No. | 項目名 | 説明 |
| ➊ | 資料名 |
設定した資料名は、資料設定画面や商談中に商談参加者が |
| ➋ |
資料の説明やメモを入力することができます。 |
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| ➌ | タグ(大・小分類) |
事前に設定した資料タグをプルダウンより選択できます。 |
| ➍ | ダウンロード許可 |
☑を入れると、商談中に共有している資料について |
| ➎ | パスワード保護 |
［パスワード設定］ボタンを押すと自動的に☑が入ります。 |
| パスワード設定 |
参照URLで資料を送る場合の資料閲覧用の |
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| ➏ | 資料共有 |
☑を入れると、自分以外のユーザへ資料共有することが |
| ➐ |
1枚単位で資料の追加が可能です。 |
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入力したトークスクリプトをCSV形式で保存することが |
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ドラッグで簡単に資料のページ順を入れ替えることが可能です。 |
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| ➑ |
目次名を入力します。1ページずつ設定が可能です。 |
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トークスクリプトを入力します。1ページずつ設定が可能です。 |
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➒ |
資料のサムネイル画像横にある［×］ボタンで1ページ単位で |
➊は入力必須項目で、➋〜➒は設定したい項目に合わせて任意で入力や操作を行ってください。
➊資料名※入力必須
▼資料共有画面(お客様側)での資料ダウンロードイメージ
➋説明
▼資料設定画面での表示イメージ
➌タグ(大・小分類)
▼商談中の資料共有画面(スタッフ側)での資料選択画面イメージ
➍ダウンロード許可
▼商談中の資料共有画面(スタッフ側)での表示イメージ
➎パスワード保護/パスワード設定 ※商談中の資料ダウンロードのパスワードではありません。
▼参照URLでの資料パスワードの入力画面(お客様側)イメージ
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参照URL送付時の資料参照用のパスワード設定 |
参照URL送付時の資料参照用に設定したいパスワードを入力後、［設定］ボタンをクリックします。
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・英大文字、英小文字、数字、記号を全て使用した 8文字以上32文字以内 |
➏資料共有
▼資料設定画面での表示イメージ
➐ファイルの再アップロード
▼資料登録(編集)画面での表示イメージ
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ファイルの再アップロード設定 |
資料を追加したい場合、［ファイルの再アップロード］から1ページ単位での追加が可能です。
①既にアップロードしている資料を残す場合は［残す］を、再アップロードした資料のみにしたい場合は［残さない］を選択してください。
②再アップロードしたい資料を選択後、［変換］ボタンをクリックします。※格納の際は、ポップアップ記載の注意事項をご確認ください。
➐トークスクリプトのダウンロード
▼ダウンロードしたトークスクリプト(CSV形式)の表示イメージ
➐ページ順を変更する
▼資料登録(編集)画面での並び替えのイメージ
➑ページ名(目次)とトークスクリプト
▼商談中の資料共有画面(スタッフ側)での表示イメージ
➒削除ボタン
５）各項目の入力後、資料登録画面右下の［登録］ボタンをクリックします。
６）メッセージが表示されるので、［はい］をクリックします。
以上で資料の登録は完了です。
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格納した資料を編集する |
※利用者権限の方は、他ユーザが格納・共有した資料を「編集」することはできません。
１）ホーム画面右上の［資料設定］を選択します。
２） 編集したい資料の行を選択し、［編集］をクリックします。
３）資料編集画面が表示されるので、変更したい項目について入力や選択を行います。
４）右下の［登録］ボタンをクリックして資料の編集は完了です。
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格納した資料を検索する |
１）ホーム画面右上の［資料設定］を選択します。
２）検索したい資料名の入力または設定したタグをプルダウンから選択し、［検索する］をクリックします。
３）検索結果が一覧に表示されます。
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格納した資料を削除する |
※利用者権限の方は、他ユーザが格納・共有化した資料を「削除」することはできません。
１）ホーム画面右上の［資料設定］を選択します。
２）削除したい資料の行を選択し、［削除］をクリックします。
３）削除のメッセージが表示されるので、［はい］をクリックして削除完了です。
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格納した資料を参照する |
１）ホーム画面右上の［資料設定］を選択します。
２）参照したい資料の行を選択し、［資料参照］をクリックします。
３）商談時の資料表示を確認することができます。
ページめくりやトークスクリプトを確認することが可能です。
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参照URLを取得する |
１）ホーム画面右上の［資料設定］を選択します。
２）URLを取得したい資料の行を選択し、［参照URL取得］をクリックします。
３）URLが表示されるので［コピー］ボタンをクリックして、資料参照用URLの取得は完了です。
※パスワードを付ける場合は、［パスワード保護］にチェックを入れて設定してください。
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格納した資料を共有する |
自分が格納した資料を、ROOMSにアカウント登録済みの他のユーザと共有することができます。
※企業管理者・管理者の権限では、共有の有無にかかわらず、格納された資料がすべて閲覧できます。
※共有化した資料を編集・削除できるのは、格納した本人と管理者権限の方のみになります。
１）ホーム画面右上の［資料設定］を選択します。
２）共有したい資料の行を選択し、［資料共有］ボタンをクリックします。
３）共有のメッセージが表示されるので［はい］をクリックし、資料共有は完了です。
４）共有を解除する場合は上記１）〜３）の操作を行い、［はい］をクリックします。
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格納した資料の並び替え |
格納した資料について、資料の並び替えを行うことが可能です。(※企業管理者・管理者のみ)
こちらで設定できるのは［資料名］と［登録日］でそれぞれ［昇順・降順］から選択可能です。なお、［実行］ボタンをクリックすると、自分を含めた全ユーザの資料設定画面に反映されますので、ご注意ください。
ユーザ権限を問わず、表示されている画面内で並び替えを行う場合は、資料一覧上部のグレーの見出し部分をクリックすると並び替えをすることができます。（設定の保存は不可のため、操作毎に並び替えを行ってください）
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タグ管理について |
格納した資料に、それぞれタグをつけて管理することが可能です。(※企業管理者・管理者のみ)
資料タグについては、下記の記事をご参照ください。
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関連情報 |
商談中の操作については、下記の記事をご参照ください。