【設定方法】お客様(ゲスト)からのルーム予約を行う（オンライン予約編） – JTB-ROOMS

＜対象権限＞

お客様(ゲスト)が公開カレンダーからオンライン予約をする場合の設定方法についてご案内いたします。

　事前準備(スタッフ操作)

「予約カレンダー」にスタッフの空き状況を反映させるため、事前にエントリーを行う必要があります。

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事前のエントリーについては、下記の記事をご参照ください。

　お客様によるルーム予約までの流れ(オンライン予約時)

スタッフの事前エントリー完了後、お客様は予約カレンダー画面から予約を行うことができるようになります。オンライン予約をご希望の場合、予約種別は「リモート相談予約」を選択いただくようお客様へご案内してください。

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お客様によるルーム予約の流れについては、下記の記事をご参照ください。

なお、オンライン予約をされた場合、商談当日は予約メール内に記載の［入室用URL］をクリックして、商談ルームに入室します。

　お客様によるルーム予約完了後の設定(スタッフ操作)

１）予約カレンダー経由でお客様のオンライン予約が成立すると、ROOMS管理ページのホーム画面にある週カレンダーとデイリースケジュールに情報が反映されます。

▼週カレンダーでの表示イメージ

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▼デイリースケジュール上での表示イメージ

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　予約情報のアサインと担当者の指名について

「自動・手動」のアサイン設定の違いとお客様による担当者指名の有無によって、操作が異なりますので、ご注意ください。

●自動アサインの場合

・お客様が担当者を指名した場合

お客様が予約時に担当者を指名した場合は、お客様が指定した担当者が自動的にアサインされます。

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・お客様が担当者を指名しなかった場合

予約時間にエントリー中のスタッフが自動的にアサインされ、カレンダーに情報が即時反映されます。また、アサインされたスタッフ宛に、予約情報がメールで自動送信されます。

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●手動アサインの場合

・お客様が担当者を指名した場合

お客様が予約時に担当者を指名した場合は、手動アサイン設定下でも、お客様が指定した担当者が自動的にアサインされます。設定_JTBお客様からのルーム予約オンライン7.png

・お客様が担当者を指名しなかった場合

予約された情報は、一度［未アサイン］の行に入ります。未アサインに予約情報が入ると、管理者宛に「相談のアサインをお願いします」という旨の依頼通知メールが送信されます。

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ユーザ権限が管理者の方は［未アサイン］に入った予約について、「手動」で各スタッフに振り分ける操作が必要となります。

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予約情報のアサインについては、下記の記事をご参照ください。

２）アサイン完了後、担当者になったスタッフの週カレンダー又はデイリースケジュール画面内の、お客様名部分をクリックすると、ルーム予約情報を確認することができます。

●ルーム予約情報画面で確認するポイント

No.	項目名	ポイント
➊	タイトル	予約元の部分には、お客様が「個人」「グループ」「企業」の　どのカレンダーを経由して予約したのかを確認することができます。
➋	参加者/メール	お客様が予約完了メールに記載されている［予約確認URL］を　クリックすると、「*未開封」から「開封」にアイコン表示が変わります。
➌	フォーム内容	お客様が予約フォームに入力した内容が表示されます。【オンライン/来店予約】がオンラインとなっています。お客様からの　用件や連絡先が記載されているので、商談前に必ずご確認ください。