＜対象権限＞
お客様から予約が入った際に、スタッフを商談担当者にアサインする方法について、「自動アサイン」と「手動アサイン」から選択できます。
└ 自動アサインとは
└ 手動アサインとは
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アサインの種類について |
予約カレンダーより予約が入ると、スタッフの稼動状況に応じて担当者を振り分けることができます。アサインの種類は自動アサインと手動アサインがあります。
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自動アサインとは |
お客様からの予約が確定すると、システムが自動的に、商談に対して「時間数」の少ないスタッフから順に振り分けられます。担当者になったスタッフのカレンダーには、予約情報が自動で反映され、アサインされた担当者本人にはメールで予約情報が通知される仕組みになっています。
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自動アサインのルールについて ・お客様から予約が入った商談に対して、 ※予約「回数」ではありません。
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手動アサインとは |
お客様の予約確定後、担当するスタッフを手動で振り分けする必要があります。予約が確定すると、管理画面のカレンダー内にある「未アサイン」の部分に予約情報が表示されるので、予約情報編集画面で、商談を担当させるスタッフを手動でアサインします。
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スタッフをアサインする |
アサインの種類(自動/手動)とお客様による担当者指名の有無によって、操作が異なります。
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自動アサインの場合 |
自動アサインの場合は、システムがルールに従って、自動的にスタッフの振り分けを行いますので、追加で設定を行う必要はありません。
●お客様による予約の場合
予約カレンダーやエントランス経由でのお客様からの予約が確定すると、自動的にアサインされた担当スタッフのホーム画面の週カレンダーやデイリースケジュール画面に予約情報が反映されます。
| 自動アサイン設定時 | ||
| お客様操作 | オンライン予約 | オフライン(来店)予約 |
| 担当者指名有 | 指名されたスタッフが 自動アサインされる |
指名されたスタッフが 自動アサインされる |
| 担当者指名無 | 該当時間にエントリー中のスタッフが 自動的にアサインされる |
該当時間にエントリー中のスタッフが 自動的にアサインされる |
お客様からの予約については、下記の記事をご参照ください。
【設定方法】お客様(ゲスト)からのルーム予約を行う（オンライン予約編）
【設定方法】お客様(ゲスト)からのルーム予約を行う(オフライン予約編)
●スタッフによる予約の場合
スタッフがルーム予約を行う際、面談毎に対応するスタッフをアサインして担当者として割り当てることができます。
ルーム予約情報画面内の［ユーザ選択］より、［会議主催者］に設定されたユーザは対象の面談に自動的にアサインされます。
スタッフによる予約については、下記の記事をご参照ください。
【設定方法】スタッフからのルーム予約を行う(オンライン予約)
なお、エントリー画面内では、アサインされると「黒丸」で表示されます。
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個人カレンダーからの予約 スタッフ個人のカレンダーから予約された情報は、自動・手動アサイン設定の影響を受けずに、
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手動アサインの場合 |
手動アサインの場合は、担当者の振り分けを手動で行う必要があります。
予約確定後、ホーム画面内のルーム予約状況カレンダーの、未アサイン欄に予約情報が入ります。なお、お客様によるスタッフの指名が行われた場合は指名されたスタッフが自動的にアサインされます。
| 手動アサイン設定時 | ||
| お客様操作 | オンライン予約 | オフライン(来店)予約 |
| 担当者指名有 | 指名されたスタッフが 自動アサインされる |
指名されたスタッフが 自動アサインされる |
| 担当者指名無 | 管理者によるスタッフの 手動アサイン操作が必要 |
管理者によるスタッフの 手動アサイン操作が必要 |
自動アサインと同様に、アサインされたスタッフのエントリーカレンダー内の、アサインされた時間帯には「黒丸」が表示されます。
１）アサイン依頼通知メール内にあるURL又は、ホーム画面内のルーム予約状況カレンダー内の、未アサイン行にあるお客様名部分をクリックしてください。
「企業管理者・管理者」権限をお持ちの方は、すべてのスタッフを担当者にアサインすることが可能です。また、「利用者」権限でも「グループ管理者」を兼任されている方は、そのグループに所属しているスタッフを担当者にアサインすることができます。
２）ルーム予約情報画面が表示されたら、画面左上の［アサインする］をクリックしてください。
３）ルーム予約情報編集画面が表示されるので、［ユーザ選択］から担当者を設定してください。
予約された時間に、エントリーしているスタッフ名の横には「〇」が表示されています。
４）参加者欄へ追加した担当者が表示されていることを確認し、右下の［登録］ボタンをクリックしてください。
アサインしたスタッフのルーム予約状況カレンダー内に、予約情報が移行されて表示されます。
▼例）管理者(サンプル管理者)が利用者(サンプル花子)をアサインした後の利用者の週カレンダー上での表示イメージ
以上で手動アサインによるスタッフのアサイン設定は完了となります。
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メールの通知先について |
アサインの種類によってメールの通知先が異なります。
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自動アサインの場合 |
予約カレンダーの種類（企業/グループ/個人）に関係なく、お客様から予約が入ると、アサイン担当者となるスタッフ「本人」へメール通知が自動的に送信されます。
●予約カレンダー種類：企業/グループ/個人共通
カレンダーの種類に関係なく、予約された情報は「アサインされたスタッフ本人」へ必ず通知されます。
| メール通知先設定 | To(メインの宛先) | Cc(サブの宛先) |
| 本人のみ | アサインされた スタッフ本人 |
無し |
| 本人＋グループ管理者 | アサインされた スタッフ本人 |
アサインされたスタッフが所属する |
| 本人＋管理者 | アサインされた スタッフ本人 |
管理者 |
「管理者」や「グループ管理者」にもメール通知させたい場合は、それぞれ☑を入れてください。
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手動アサインの場合 |
手動アサインでは、お客様が予約したカレンダーの種類（企業/グループ/個人）と、メールの通知対象者によって通知内容や通知先が異なります。
●予約カレンダー種類：企業カレンダーからの予約(企業予約)
企業カレンダーから予約された情報は「企業管理者・管理者」へ必ず通知されます。
| 通知内容 | メール通知先設定 | To(メインの宛先) | Cc(サブの宛先) |
| アサインしてください | 管理者のみ | 管理者 | 無し |
| アサインされました | 管理者のみ | アサインされた スタッフ本人 |
無し |
●予約カレンダー種類：グループカレンダーからの予約(グループ予約)
グループカレンダー（営業所や支店など）のカレンダーから予約された情報は「グループ管理者」へ必ず通知されます。
| 通知内容 | メール通知先設定 | To(メインの宛先) | Cc(サブの宛先) |
| アサインしてください | グループ管理者のみ | 該当グループの グループ管理者 |
無し |
| 管理者 ＋ グループ管理者 |
該当グループの グループ管理者 |
管理者 | |
| アサイン前のキャンセル | グループ管理者のみ | 該当グループの グループ管理者 |
無し |
| 管理者 ＋ グループ管理者 |
該当グループの グループ管理者 |
管理者 | |
| アサインされました | グループ管理者のみ | アサインされた スタッフ本人 |
アサインされたスタッフが所属するグループの |
| 管理者 ＋ グループ管理者 |
アサインされた スタッフ本人 |
管理者＋アサインされた |
●予約カレンダー種類：個人カレンダーからの予約(個人予約)
個人カレンダーから予約された情報は「アサインされたスタッフ本人」へ必ず通知されます。
| 通知内容 | メール通知先設定 | To(メインの宛先) | Cc(サブの宛先) |
| アサインされました | 本人のみ |
アサインされた |
無し |
| 本人 ＋ グループ管理者 |
アサインされた スタッフ本人 |
アサインされたスタッフが |
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| 本人＋管理者 | アサインされた スタッフ本人 |
管理者 |
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自動アサインと手動アサインの切り替え |
アサイン方法の切り替えについて、ホーム画面右上の［管理者メニュー］内の［カレンダー管理］から変更することができます。※企業管理者・管理者権限のみ
アサイン時の通知メールについても、［カレンダー管理］から設定可能です。
予約カレンダーの設定については、下記の記事をご参照ください。
【設定方法】予約カレンダーを設定・編集する（企業全体カレンダー）