＜対象権限＞
予約カレンダーに、スタッフの空き状況を反映させるためには、スタッフが事前にエントリー設定を行う必要があります。
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事前のエントリーについて |
お客様が予約カレンダーから予約をする場合、スタッフのエントリーが未設定の状態だと、予約を行うことができません。お客様から予約を受け付ける前に、必ずスタッフの事前エントリーが完了していることを確認してください。
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事前にエントリーする |
１）ROOMSにログイン後、ホーム画面右上の［エントリー］を選択します。
２）エントリー用のカレンダーが表示されるので、空き状況を反映させたい日時枠をクリックします。
オンはオンライン予約、オフはオフライン（来店）予約をそれぞれ表しており、操作方法はオンライン・オフラインともに共通となります。
空き(エントリー)にしたい場合は［○］、対応不可(未エントリー)の場合は［✕］にクリックして切り替えます。（［ー］の部分は、休日や営業時間外などのエントリー不可の時間帯となります）
また、［一括変更］ボタンをクリックすると、営業時間内でまとめてエントリーすることが可能です。
営業時間の設定は、管理者権限の方のみ編集が可能です。
予約カレンダーの設定方法については、下記の記事をご参照ください。
【設定方法】予約カレンダーを設定・編集する（企業全体カレンダー）
【設定方法】予約カレンダーを設定・編集する（グループカレンダー）
３）エントリーした情報は、自動的に予約カレンダー(お客様公開用)に反映されます。
以上でスタッフの事前のエントリーは完了です。
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エントリー状況を確認する |
エントリー状況の確認方法は下記の3通りあります。必要に応じてご活用ください。
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プロフィール（カレンダーURL）から確認する |
１）ホーム画面の［ユーザ名］をクリックして、［プロフィール情報］を選択します。
２）プロフィール画面内の、［カレンダーURL］から確認したい予約カレンダーを選択して、URLをコピーします。
３）検索エンジンの検索バーに貼り付けて検索すると、予約カレンダー(お客様公開用)を確認することができます。
予約カレンダーは、ユーザ権限によって、閲覧できるカレンダーの種類（企業全体や個人カレンダー等）が異なります。
予約カレンダーについては、下記の記事をご参照ください。
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デイリースケジュールから確認する |
１）ホーム画面の上部メニューにある［デイリースケジュール］をクリックします。
２）デイリースケジュール画面内では、自分又は所属しているグループメンバーについて、1日単位でスケジュールを確認することができます。エントリー中の場合は、薄黄色で表示されています。
デイリースケジュールの見方については、下記の記事をご参照ください。
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管理者によるスタッフのエントリー状況の確認・変更 |
企業管理者・管理者権限の方は自分以外のスタッフのエントリー状況についても確認・変更することが可能です。なお、グループ管理者の方はご自身のグループに所属しているメンバーのエントリー状況の確認と変更ができます。
１）ROOMSにログイン後、ホーム画面右上の［管理者メニュー］内の［エントリー状況管理］を選択します。※企業管理者・管理者・グループ管理者権限のみ
２）エントリー状況画面が表示されるので、確認したいスタッフの［グループ］と［ユーザ］をプルダウンより選択し、［表示］ボタンをクリックします。
３）選択したスタッフの現在のエントリー状況がカレンダーに表示されます。
４）選択したスタッフのエントリー状況を変更したい場合、変更したい日時の上をクリックして、◯：アサイン又は×：未アサインにそれぞれ切り替えを行ってください。
変更したスタッフのエントリー状況画面に即時に情報が反映されます。
（例）11/8(金)の予約枠11:00〜11:30についてエントリー(◯)から未エントリー(×)に利用者に変わり管理者が変更した
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エントリーを解除する |
エントリーを解除する場合は、エントリーカレンダーから該当時間帯の［〇］をクリックし、エントリーを解除してください。一括でエントリー解除したい場合は、［一括変更］ボタンを選択すると、当日全てのエントリーを解除することが可能です。
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注意事項 下記の場合は、必ずエントリー解除・変更の手続きをお願いします。
・ オフラインでの接客(来店)など、エントリーしていた時間に別の用事が入った場合 ・ 商談担当のスタッフが、病欠等でエントリーしていた時間に当日対応できなくなった場合 ・ お客様から電話などでオンライン予約を受け、スタッフ自身で商談ルームを確保した場合 ・ 他の社内ユーザが実施する商談で、商談参加者に自分が追加された場合
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エントリーの解除を行っていない状態で、予約の重複があった場合でも、スタッフを変更することが可能です。
詳しくは、下記の記事をご参照ください。