＜対象権限＞
スタッフ側で商談ルームの予約を行う場合の設定方法についてご案内します。
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予約種別について |
お客様から予約を受け付ける際、オンライン予約とオフライン予約(来店)についてそれぞれ設定できます。なお、オフライン予約の場合はグループ単位での設定となりますのでご注意ください。
オフライン予約（来店）の設定方法については、下記の記事をご参照ください。
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スタッフがルームの予約をする（オンライン予約） |
１）ROOMSにログイン後、ホーム画面［ルーム予約状況］内のカレンダーにある［＋予約する］をクリックします。
２）ルーム予約情報入力画面が表示されるので、各項目に沿って入力や選択を行います。
●ルーム予約情報入力項目
| No. | 項目名 | 説明 |
| ➊ | 日時(JST) |
商談日時を選択します。(表示時刻は日本時間準拠) |
| ➋ |
予約情報のデータをSalesforceに連携させることができます。 |
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| ➌ |
予約情報を他のユーザに公開したくない場合は、非公開に |
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| ➍ |
オンライン相談（デフォルト）と来店予約のどちらか1つ選択できます。 |
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| ➎ | タイトル |
用途や会社名を入力します。 |
| ➏ | 参加者/メール |
自分以外の参加者について*ユーザ選択より設定を行ってください。 |
| ➐ | メモ |
打ち合わせの内容やメモ等を入力します。 |
| ➑ | メール通知 |
☑を入れると、商談ルームに登録した参加者の中で、ROOMSアカウント |
➊➎は入力必須項目で、➋➌➍➏➐➑は設定したい項目に合わせて任意で入力や選択を行ってください。
➊日時(JST) ※入力必須
同じ商談ルームを複数の商談で同時に使用することはできません。［空き確認］より設定する時間が予約可能な日時かどうかを確認することが可能です。
➋Salesforce連携 ※オプション
Salesforce連携機能をご利用の場合は、事前のお申し込みが必要です。
➌公開/非公開
［非公開］を選択すると、ユーザ権限が「グループ管理者・利用者」の方は、該当の予約情報が閲覧できません。なお、「企業管理者・管理者」権限のユーザは設定に関係なく、すべてのユーザの予約情報が閲覧可能です。
ユーザ権限については、下記の記事をご参照ください。
➍予約種別
デフォルトでオンライン相談に☑が入っています。選択できる予約種別はどちらか1種類のみです。
なお、来店（オフライン予約）を選択したい場合は、グループマスタ管理より［オフライン予約を可能とする］を有効にしてください。
オフライン（来店）予約については、下記の記事をご参照ください。
➎タイトル ※入力必須
設定したタイトルはホーム画面の週カレンダーに反映されます。
➏参加者/メール
参加者氏名とメールアドレスが表示されます。自分の情報は自動的に反映されるため、入力の必要はありません。
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商談参加者(会議主催者・会議参加者)を登録する |
①［ユーザ選択］をクリックします。
②ユーザ選択画面が表示されます。招待できる人数は自分を含めた最大4名までとなります。
●会議主催者：社内ユーザ(ROOMSアカウント保持者)※必須
スタッフがルーム予約を行う際、商談毎に対応するスタッフをアサインして担当者として割り当てることができます。会議主催者は1名のみ設定が可能で、会議主催者に設定されたユーザは対象の商談にアサインされます。会議主催者を設定することで、予約の重複とアサインのし忘れを防ぐことができます。
空欄状態だと、下記メッセージが表示され、ユーザ登録ができなくなるため必ず1名設定してください。
●会議参加者
・社内ユーザ(ROOMSアカウント保持者)の場合
画面右側のユーザ名一覧より、招待するユーザ名を選択して［追加］ボタンをクリックします。追加後、画面左側の［会議参加者］の欄にユーザ名が表示されます。
・お客様(ROOMSアカウント非保持者)の場合
画面右側のユーザ名一覧の下にある、［企業名］［役職・職種］［名前］［メールアドレス］に直接入力し、［追加］ボタンをクリックします。追加後、画面左側の［会議参加者］の欄にお客様名が表示されます。*名前とメールアドレスは入力必須です。
③［会議主催者・参加者］欄へそれぞれ追加ができたら、［設定］ボタンをクリックし、商談参加者の登録は完了です。
なお、削除・変更する場合は、［会議主催者・参加者］欄のユーザ(お客様)名をクリックして、［削除］ボタンをクリックしてください。
➐メモ
メモの内容は商談相手には表示されません。ルーム予約情報画面より確認ができます。
➑メール通知
☑を入れると、参加者に登録した社内ユーザとルーム予約した本人宛に通知メールが送信されます。お客様宛にメールは送信されません。
３）入力内容を確認し、画面右下の［登録］ボタンをクリックします。
４）メッセージが表示されるので、［はい］をクリックします。
５）登録完了後、自動的にホーム画面に移動します。週カレンダー及びデイリースケジュール画面に、予約したルーム情報が反映されます。
▼週カレンダー上での表示イメージ
▼デイリースケジュール上での表示イメージ
デイリースケジュールについては、下記の記事をご参照ください。
以上でスタッフによるルームの予約（オンライン予約）は完了です。
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関連情報 |
予約したルーム情報の変更や削除については、下記の記事をご参照ください。
自分以外のユーザの予約状況を確認したい場合は、下記の記事をご参照ください。
【よくある質問】 他ユーザのルーム予約状況の確認方法を教えてください。