＜対象権限＞
スタッフがルーム予約を行った場合、参加者に登録したお客様宛に「招待メール」を送ることができます。
・事前準備
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事前準備 |
スタッフによるルーム予約方法については、下記をご参照ください。
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招待メールを送信する |
１）ROOMSにログイン後、ホーム画面［ルーム予約状況］内の［カレンダー］より［タイトル名］部分をクリックします。
２）参加者として登録したお客様氏名横にある［招待メールを送る］ボタンをクリックします。なお、この送信ボタンはルーム予約情報を「登録」した後に表示されます。
参加者に登録したお客様ごとに招待メールを送信することができます。
３）システムメールの送信画面に、送信相手の情報が自動的に反映されます。内容に問題なければ
右下の［送信する］ボタンを押してください。（修正可能）
ROOMSのシステムよりダイレクトで招待メールが送信されます。［コピーする］をクリックすると、メール本文の内容がコピーでき、お使いのメールソフトに貼り付けてお客様へ送信することも可能です。
入室用URLについては、下記の記事をご参照ください。
４）メッセージが表示されるので、［はい］をクリックします。
以上で招待メールの送信は完了です。
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注意事項 ・ メールは［no-reply@rooms-online.jp］から送信されます。
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招待メールの開封・未開封の確認について |
招待メール送信後、お客様がメール記載の「ご予約情報確認用URL」又は「キャンセル用URL」をクリックすると、スタッフ側のルーム予約情報には、［開封済］と表示されます。
お客様がメールを開封・確認を行っても、「ご予約情報確認用URL」又は「キャンセル用URL」にクリック(アクセス)しなかった場合は［未開封］状態のままとなります。
なお、お客様は商談開始の1時間前になると、招待メール記載の「入室用URL」より入室が可能です。
お客様の入室については、下記の記事をご参照ください。
【よくある質問】お客様(ゲスト)の入室までの流れについて教えてください。
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招待メールからのキャンセル |
お客様が招待メールから「キャンセル」を行った場合、スタッフが予約したルーム予約情報自体は削除されず、キャンセルしたお客様氏名の横に［キャンセル済］と表示されます。
なお、一度キャンセルされたお客様に関しては、招待メールを再度お送りすることはできません。
キャンセル後は、お客様が招待メール記載のURLをクリックしても、全て無効化されます。また、スタッフ・お客様宛に、キャンセルした旨の通知メールが届きます。
キャンセルしていない参加者に関しては、引き続き商談ルームをご利用いただけます。