＜対象権限＞
各部署や営業所別などのグループを作成することで、各グループに紐づいた予約カレンダーの表示や、アンケート集計、接続記録の確認等を行うことができます。作成できる「グループの数」に制限はありません。
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グループ管理者について |
グループを作成するにあたり、各グループごとに「グループ管理者」を最低1名設定する必要があります。グループ管理者は、ご自身のユーザー権限にプラスして所属するグループ独自の管理権限が利用できます。
グループ管理者ができること
| No. |
操作可能な項目 |
説明 |
| 1 | ルーム予約状況 | 当該グループに所属する全ユーザの予約状況(カレンダー)を確認できる 当該グループカレンダーから予約が入った際のアサイン担当になれる |
| 2 | ルーム予約編集 | 当該グループに所属する全ユーザのルーム予約情報を変更できる |
| 3 | 利用状況管理 | 当該グループに所属する全ユーザの商談時間や予約回数を確認できる |
| 4 | グループマスタ管理 | グループメンバーや*グループカレンダーの編集ができる |
| 5 | アンケート集計 | 当該グループに所属する全ユーザの商談のアンケート集計を確認できる |
| 6 | エントリー状況管理 | 当該グループに所属する全ユーザのエントリー状況を確認できる |
| ７ | 接続記録一覧 | 当該グループに所属する全ユーザの商談履歴(接続記録)を確認できる |
※上記は既に「企業管理者」・「管理者」権限の方は、全ての閲覧と操作が可能です。「利用者」権限の方に、グループ管理のみを実施させたい場合、「グループ管理者」に指定する運用がおすすめです。
*「グループ単位」からも予約カレンダーの①予約1コマの時間②営業時間③公開範囲④予約可能限界時間が設定可能になりました。(2022年9月17日より)
グループ用の予約カレンダーの設定については、下記の記事をご参照ください。
【設定方法】予約カレンダーの設定・編集をする（グループカレンダー）
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グループを作成する |
１）ROOMSにログイン後、ホーム画面右上の［管理者メニュー］内の［グループマスタ管理］を選択します。※企業管理者・管理者・グループ管理者権限のみ
２）グループマスタ管理画面内にある、［新規作成］をクリックします。
３）グループマスタ登録画面が表示されるので、グループ名やメンバーを設定してください。
●グループマスタ登録項目(グループ作成に関連する項目)
| No. | 項目名 | 説明 |
| ➊ | 項目名 |
グループ名を入力します。 |
| ➋ | 店舗番号 |
店舗番号を入力します。 |
| ➌ |
グループマスタ管理画面内での表示順となります。 |
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| ➍ | メンバー |
グループメンバーを設定します。 |
| ➎ | コメント |
グループマスタ管理画面内のコメント欄に表示されます。 |
| ➏ | グループサムネイル画像 |
エントランス機能利用時のみ表示されます。 |
| ➐ |
エントランス機能で 表示する |
エントランス機能利用時のグループ別入口に表示されます。 |
| ➑ | 予約フォームについて | グループ情報登録後、グループ用の予約フォームを設定します。 |
| ➒ |
エントランス機能利用時のみ使用されます。100文字以内 |
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| ➓ | グループカレンダーより予約が入った場合に送信される メール(予約完了/リマインダ/予約取消し)の署名欄を設定します。 ※グループで設定した場合、企業の設定より優先される |
なお、グループで設定した項目については、企業カレンダーの設定よりも優先されます。
上記以外のグループのカレンダー設定に関する項目については、下記の記事をご参照ください。
【設定方法】予約カレンダーの設定・編集をする（グループカレンダー）
➊➌➓は入力必須項目で、➋➍➎➏➐➑➒は任意で入力や選択を行ってください。
➊項目名 ※必須設定
▼グループマスタ画面での表示イメージ
➋店舗番号
➌表示順 ※必須設定
▼グループマスタ画面での表示イメージ
➍メンバー
▼グループマスタ画面での表示イメージ
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メンバー選択とグループ内権限の設定方法 |
①メンバー選択は、メンバー欄横にある［選択］ボタンをクリックします。
②グループメンバー選択画面が表示されるので、右側のメンバー選択欄より「管理者」と「一般利用者」をそれぞれ選択します。
［管理者］には、グループ管理者に設定したいメンバーを［追加］してください。※設定必須
［一般利用者］には、そのグループに所属するメンバーを［追加］します。
③メンバー登録が完了したら、［設定］をクリックしてください。
④設定が完了すると、グループマスタ登録画面のメンバー欄に設定したメンバーが表示されます。
※「グループ管理者」は、複数の管理者を設定することが可能です。
※1人のユーザーが、複数のグループに所属させることも可能です。
➎コメント
▼グループマスタ画面での表示イメージ
➏グループサムネイル画像
▼バーチャルエントランス画面での表示イメージ
➐エントランス機能で表示する
▼バーチャルエントランス画面での表示イメージ
バーチャルエントランスについては、下記の記事をご参照ください。
➑予約フォームについて
グループ用の予約フォームの設定については、下記の記事をご参照ください。
【設定方法】お客様より予約を受け付けるフォームをグループごとに設定・編集する
➒グループ紹介文
▼バーチャルエントランス画面での表示イメージ
➓メール署名 ※必須設定
▼予約完了メール内での表示イメージ
４）各項目の入力設定後、画面右下の［登録］ボタンをクリックします。
５）メッセージが表示されるので、［グループ情報のみ登録］を選択します。
以上でグループの作成は完了です。
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グループカレンダー用の予約フォームの設定ついて |
グループマスタ編集画面でのグループカレンダーに関する項目を登録後、［はい］ボタンをクリックすると、そのままグループカレンダー用の予約フォームの編集を行うことができます。
予約フォームの設定については、下記の記事をご参照ください。
【設定方法】お客様より予約を受け付けるフォームをグループごとに設定・編集する
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作成したグループを編集する |
１）ROOMSにログイン後、ホーム画面右上の［管理者メニュー］内の［グループマスタ管理］を選択します。※企業管理者・管理者・グループ管理者権限のみ
２）グループマスタ管理画面内の、編集したいグループ名の行を選択して、［編集］をクリックします。
３）各項目の設定については、上記の３）〜５）と同じ操作となります。
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グループを削除する |
１）グループマスタ管理画面の、削除したいグループの行を選択して、［削除］をクリックします。
２）メッセージが表示されるので、［はい］をクリックして削除は完了です。
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CSVを出力する |
１）グループマスタ管理画面の、出力したいグループの行を選択して、［CSV出力］をクリックします。
２）お使いの端末にCSV形式のデータが出力されます。
※なお、CSV出力は、グループ名の一覧のみです。登録メンバー名は表示されませんので、予めご了承ください。